Règlement organique du Conservatoire de la Ville de Luxembourg

Vu la loi modifiée du 27 mai 2022 portant organisation de l’enseignement musical dans le secteur communal;
Vu la loi du 26 juillet 2023 portant fixation des conditions de travail et de rémunération du personnel enseignant de l’enseignement musical dans le secteur communal ;

Vu la loi communale modifiée du 13 décembre 1988 ;

Vu la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;

Vu le règlement grand-ducal modifié du 16 juin 2022 déterminant les différentes branches, les niveaux et la durée des cours dans l’enseignement musical ;

Chapitre 1 : But du Conservatoire de la Ville de Luxembourg

Art. 1

Le Conservatoire de la Ville de Luxembourg, ci-après ‘le service’, a pour objet de dispenser l’enseignement des matières liées à l’enseignement artistique spécialisé dans les domaines de la musique, de la danse et des arts de la parole.

Il exerce des missions d’enseignement, de formation, de création, de production et de diffusion culturelle et contribue au rayonnement culturel de la Ville de Luxembourg aux niveaux local, national et international.

Chapitre 2 : Organisation générale du service

Art. 2

Le service se compose du Conservatoire de Musique, de Danse et des Arts de la Parole de la Ville de Luxembourg, ci-après le Conservatoire et de l’École des quartiers de la Ville de Luxembourg, ci-après l’École des quartiers.

L’ensemble des lieux d’enseignement, de formation, de création, de production et de diffusion culturelle contribue à la mission globale du Conservatoire de la Ville de Luxembourg et fonctionne de manière coordonnée sous l’autorité d’un directeur.

Art. 3

Le service est dirigé par un directeur, assisté d’un directeur adjoint. Sur le plan administratif, il exerce les missions et tâches d’un chef de service de l’administration communale.

Le directeur est chargé du bon fonctionnement du service.

Il a notamment pour missions :

1° de coordonner le service
2° d’établir le budget du service
3° de veiller au respect du cadre légal et réglementaire
4° de coordonner les affaires du personnel.

La formation et le mode de recrutement du directeur, ainsi que du directeur adjoint sont définis par la législation en vigueur.

Un attaché peut assister le directeur et le directeur adjoint dans leurs missions transversales de coordination et de représentation du service au niveau des relations avec ses partenaires institutionnels, pédagogiques et artistiques nationaux et internationaux.

Art. 4

La cellule de planification soutient la direction sur le plan administratif dans la réalisation de ses missions transversales, en veillant à la coordination et à l’évolution des processus administratifs du service.

Art. 5

Le secrétariat assure l’assistance administrative et organisationnelle de la direction, notamment par la gestion du courrier, le suivi des dossiers, ainsi que la préparation et la conservation des documents et décisions y afférents.

Le secrétariat public est chargé des relations administratives avec les usagers du service.

Il assure, d’une part, l’accueil et le suivi des élèves, l’information destinée au public et, d’autre part, le soutien administratif aux activités pédagogiques et organisationnelles du service, notamment en appui aux chefs de section, au personnel enseignant et à toutes les instances compétentes.

Art. 6

Le service technique du service est chargé du soutien technique et logistique nécessaire au fonctionnement des activités du service.

Il assure notamment la maintenance technique du bâtiment principal et de ses installations, le support à la production technique des activités pédagogiques et artistiques, ainsi que l’appui technique aux manifestations et événements organisés par le service.

Art. 7

Les correspondants en affaires du personnel sont les intermédiaires entre la Direction des ressources humaines de la Ville et le service.

Ils assurent, pour le compte du service, la liaison et le suivi des questions relatives à la situation administrative du personnel du service, dans les limites des compétences qui leur sont attribuées.

Art. 8

La bibliothèque est chargée de la gestion, de la conservation et de la mise à disposition du matériel didactique, des partitions et autres documents pédagogiques, des reproductions, ainsi que des instruments à location appartenant au service.

Art. 9

Le Département culturel et technique est géré par une cellule dirigeante composée d’un agent assurant le volet technique et d’un agent assurant le volet artistique, tout en veillant au bon fonctionnement du Département culturel et technique.

Ces agents gèrent le budget courant des manifestations et des infrastructures, les contrats, les salles de concert, les infrastructures du bâtiment et les locations de salles de concert.

Art. 10

La réunion plénière est destinée à diffuser des informations à l’ensemble des agents du service.

Elle est convoquée par le directeur toutes les fois que les besoins de l’enseignement l’exigent et au moins une fois au début de chaque année scolaire.

La présence à la réunion plénière est obligatoire.

Le directeur dirige la réunion plénière.

Un compte rendu est dressé par un agent administratif du service désigné par le directeur et est transmis à l’ensemble du personnel du service.

Art. 11

La Conférence du personnel réunit l’ensemble des membres du personnel du service. Elle constitue l’instance générale de participation du personnel à la vie institutionnelle.

Elle peut formuler par l’intermédiaire de son comité des avis ou propositions sur toute question ayant un impact collectif. La direction informe le comité de la Conférence du personnel des suites données aux avis et propositions formulés.

La Conférence du personnel reçoit communication de l’organisation de l’enseignement musical au moment de sa transmission au conseil communal.

Art. 12

Un comité de la Conférence du personnel est élu par la Conférence pour une durée de trois ans. Il représente le personnel auprès de la direction et dans les organes internes du service et désigne les représentants du personnel siégeant au Conseil pédagogique, au Conseil artistique ainsi que sur invitation à la Commission d’accompagnement.

Ses modalités d’élection et de fonctionnement sont définies par le règlement interne de la Conférence du personnel et garantissent son indépendance à l’égard des fonctions hiérarchiques et de coordination.

Les membres du comité de la Conférence du personnel bénéficient d’une décharge accordée par le Collège échevinal après concertation avec les délégations du personnel.

Art. 13

Le collège échevinal prend un règlement d’ordre d’intérieur déterminant les modalités d’organisation et de fonctionnement du service, ci-après « le règlement d’ordre intérieur ».

Sont notamment décidés respectivement déterminés par le Collège échevinal, sur proposition du directeur et la Commission d’accompagnement telle que définie au chapitre 3 entendue en son avis :

• les adaptations du règlement d’ordre intérieur,
• l’organisation du service et ses adaptations,
• l’organigramme et ses adaptations,
• les modalités des examens, les droits et obligations des élèves, les branches enseignées et les modalités d’admissibilité et d’admission ainsi que toute autre mesure visant à organiser le fonctionnement du Conservatoire et de l’École des quartiers,
• les dispositions relatives aux transferts de cours.

La Conférence du personnel est informée de ces décisions.

Chapitre 3 :  Commission d’accompagnement du Conservatoire de la Ville de Luxembourg

Art. 14

Il est institué au sein du service une Commission d’accompagnement constituée de sept membres nommés par le Collège échevinal.

Elle est appelée à émettre son avis dans les domaines de l’orientation générale du service, de l’organisation de l’enseignement musical, du budget, du programme annuel du département culturel et technique et concernant le règlement d’ordre d’intérieur du service. Elle conseille le Collège échevinal respectivement le Conseil communal concernant les décisions à prendre dans l’intérêt du bon fonctionnement du service.

Art. 15

La Commission d’accompagnement est renouvelée intégralement au plus tard 6 mois après les élections communales. Jusqu’à son renouvellement, la commission en place reste opérationnelle.

En cas de remplacement d’un membre, le nouveau membre achève le mandat de celui qu’il remplace.

Ne peuvent être membres de la Commission d’accompagnement :

• le directeur,
• le directeur adjoint,
• les membres du personnel enseignant
• les agents du service.

Art. 16

Il est loisible au bourgmestre ou à son délégué d’assister aux réunions de la Commission d’accompagnement. Dans ce cas, le bourgmestre ou son délégué préside la réunion.

Art. 17

Le Collège échevinal convoque la Commission d’accompagnement par écrit, soit à son initiative, soit à la demande de plusieurs de ses membres, soit à la demande de la direction du service.

La Commission est convoquée toutes les fois que l’expédition des affaires l’exige et au moins deux fois par an.

La convocation indique l’ordre du jour. Elle est accompagnée des pièces relatives aux dossiers figurant à l’ordre du jour et doit parvenir aux membres au moins huit jours à l’avance, sauf en cas d’urgence.

Peuvent assister aux réunions de la Commission d’accompagnement sur invitation : un ou plusieurs membres de la direction du service, trois représentants du personnel enseignant désignés par le comité de la Conférence du personnel, deux représentants des parents d’élèves.

La Commission peut aussi inviter toute personne qu’elle estime susceptible de l’éclairer dans ses missions.

Art. 18

La Commission d’accompagnement se réunit la première fois sur initiative du bourgmestre en vue de sa constitution. Lors de cette réunion, la Commission élit en son sein un président et un secrétaire. Ces nominations sont faites à la majorité des voix. En l’absence du président, le membre désigné par la majorité des voix assume la présidence.

Art. 19

La Commission d’accompagnement ne peut rendre un avis que lorsque quatre membres au moins sont présents. Les avis sont pris à la majorité des voix ; en cas de parité, la voix du président est prépondérante.

Chapitre 4 : Organisation de l’enseignement

Art. 20

Sous l’autorité du directeur, l’enseignement est dirigé par le directeur adjoint, responsable de la gestion pédagogique du service, qui travaille en étroite collaboration avec les chefs de section et le responsable de la gestion pédagogique de l’École des quartiers.

Art. 21

L’inscription à l’École des quartiers est réservée prioritairement aux résidents de la Ville de Luxembourg.

Art. 22

Sous l’autorité du directeur, le directeur adjoint prépare en vue de son adoption par le conseil communal l’organisation de l’enseignement musical en collaboration avec le responsable de l’Ecole des quartiers et valide aux échéances requises les données saisies dans l’outil de gestion informatique, tel que défini à l’article 1^er, point 14° de la loi modifiée du 27 mai 2022 portant organisation de l’enseignement musical dans le secteur communal.

Art. 23

Le collège échevinal propose au ministre ayant l’Enseignement musical dans ses attributions le membre effectif et le membre suppléant, représentant le Conservatoire de la Ville de Luxembourg à la Commission des programmes, telle que prévue par la loi modifiée du 27 mai 2022 portant organisation de l’enseignement musical dans le secteur communal.

Art. 24

Sous l’autorité du directeur, le personnel administratif et technique ainsi que le personnel enseignant veillent notamment à l’application du cadre légal et réglementaire au niveau du respect des procédures et des délais communiqués et assurent la cohérence organisationnelle et l’égalité de traitement.

Art. 25

Le personnel enseignant est réparti en sections selon les branches enseignées.

Les sections sont déterminées par le Collège échevinal sur proposition du directeur, la Commission d’accompagnement entendue en son avis.

Art. 26

Le Collège échevinal peut désigner, sur proposition du directeur, un responsable pour chaque section (chef de section) pour une durée de trois ans.

Les chefs de section assurent une tâche administrative de huit à vingt-huit heures hebdomadaires ; à cet effet, il leur est accordé une décharge de quatre à quatorze heures hebdomadaires dans le cadre de leur tâche d’enseignement.

La décharge est accordée par le Collège échevinal sur proposition du directeur, la Commission d’accompagnement entendue en son avis.

Les critères d’attribution et les modalités de calcul des décharges sont fixés dans le document en annexe, qui fait partie intégrante du règlement organique.

Art. 27

L’accès à un poste de chef de section est réservé au personnel enseignant dont le Conservatoire de la Ville de Luxembourg constitue le cadre professionnel principal et dont l’activité professionnelle principale est l’enseignement au Conservatoire de la Ville de Luxembourg. La fonction de chef de section est incompatible avec la fonction de coordinateur.

Art. 28

La réunion de section, qui réunit le personnel enseignant d’une section, est convoquée par le directeur, le directeur adjoint, le responsable de l’Ecole des quartiers ou par le chef de section toutes les fois que les besoins de l’enseignement l’exigent et au moins deux fois par an.

Elle peut également avoir lieu sur demande écrite et motivée d’au moins trois membres du personnel enseignant de la section. Cette demande est adressée au directeur.

La présence à ces réunions de section est obligatoire.

Le personnel enseignant d’une section donne son avis sur les questions qui lui sont soumises par le directeur, le directeur adjoint, le responsable de l’Ecole des quartiers ou par le chef de section concerné.

Un compte rendu est dressé par un agent administratif du service désigné par le directeur et transmis au personnel enseignant de la section.

Art. 29

La formation et le mode de recrutement du personnel enseignant sont définis par la législation en vigueur.

Art. 30

Le personnel enseignant établit les horaires des cours individuels en accord avec les élèves et selon la disponibilité des salles de classe. Ces horaires doivent être approuvés par la direction.

L’horaire des cours collectifs est établi par la direction sur proposition des chefs de section respectifs.

Des transferts de cours ne sont autorisés qu’en cas de besoin réel.

Art. 31

Le Collège échevinal peut désigner, sur proposition du directeur, un ou plusieurs coordinateurs pour une durée de trois ans.

Les coordinateurs sont chargés d’exercer une mission transversale liée à l’organisation de l’enseignement.

Les coordinateurs assurent une tâche administrative de six à vingt-quatre heures hebdomadaires ; à cet effet, il leur est accordé une décharge de trois à douze heures hebdomadaires dans le cadre de leur tâche d’enseignement.

La décharge est accordée par le Collège échevinal sur proposition du directeur, la Commission d’accompagnement entendue en son avis.

Les critères d’attribution et les modalités de calcul des décharges sont fixés dans le document en annexe, qui fait partie intégrante du règlement organique.

La fonction de coordinateur est incompatible avec la fonction de chef de section.

Art. 32

Le Collège échevinal peut charger un membre du personnel enseignant d’une mission spécifique liée à un projet ou à un besoin particulier du service, sur proposition du directeur et pour une année scolaire.

À cet effet, il peut être accordé au membre du personnel enseignant concerné une décharge d’une à six heures hebdomadaires dans le cadre de sa tâche d’enseignement.

La décharge est accordée par le Collège échevinal sur proposition du directeur, la Commission d’accompagnement entendue en son avis.

Les critères d’attribution et les modalités de calcul des décharges sont fixés dans le document en annexe, qui fait partie intégrante du règlement organique.

Art. 33

Le Conseil pédagogique est l’organe consultatif interne chargé d’émettre des propositions relatives aux orientations pédagogiques, à l’organisation de l’enseignement musical, à l’offre pédagogique, à l’évolution des branches enseignées et aux modalités d’admissibilité et d’admission des élèves au Conservatoire ainsi qu’à l’École des quartiers.

Art. 34

Le Conseil pédagogique se compose comme suit :

• la direction du Conservatoire de la Ville de Luxembourg
• le responsable de l’Ecole des quartiers
• les chefs de section
• trois représentants du personnel désignés par le comité de la Conférence du personnel.

Art. 35

Le Conseil pédagogique se réunit aussi souvent que sa mission l’exige et au moins deux fois par an.

Le directeur ou, en son absence, le directeur adjoint préside les réunions.

Le directeur respectivement son adjoint convoque le Conseil pédagogique par écrit, soit à son initiative, soit à la demande de plusieurs de ses membres.

La convocation contient l’ordre du jour et est adressée aux membres du Conseil pédagogique au moins huit jours ouvrables avant la date fixée pour la réunion, sauf en cas d’urgence.

Art. 36

Le secrétariat du Conseil pédagogique est assuré par un agent administratif du service désigné par le directeur.

Le secrétaire du Conseil pédagogique dresse un compte rendu des réunions du Conseil qui est envoyé aux membres, pour relecture et corrections éventuelles, avant l’approbation officielle du compte rendu lors de la réunion suivante. Il appartient à chaque membre d’émettre un avis séparé relatif aux sujets portés à l’ordre du jour, qui sera consigné en tant que tel au niveau du compte rendu.

Art. 37

Le Conseil pédagogique peut aussi inviter toute personne qu’il estime susceptible de l’éclairer dans ses missions.

Art. 38

Le Conseil artistique est l’organe consultatif interne chargé d’émettre des propositions relatives à la programmation artistique, à la création et à l’orientation de la saison artistique du Département culturel et technique et au budget y afférent.

Art. 39

Le Conseil artistique se compose comme suit :

• la direction du Conservatoire de la Ville de Luxembourg
• la cellule dirigeante du département culturel et technique
• les chefs de section
• trois représentants du personnel désignés par le comité de la Conférence du personnel.

Art. 40

Le directeur respectivement son adjoint convoque le Conseil artistique toutes les fois que l’expédition des affaires l’exige et au moins deux fois par an. Le Conseil peut aussi inviter toute personne qu’il estime susceptible de l’éclairer dans ses missions.

Le directeur ou, en son absence, le directeur adjoint préside les réunions.

Art. 41

La convocation indique l’ordre du jour et est adressée aux membres du Conseil artistique au moins huit jours ouvrables avant la date fixée pour la réunion, sauf en cas d’urgence.

Art. 42

Le secrétariat du Conseil artistique est assuré par un agent administratif du service désigné par le directeur.

Le secrétaire du Conseil artistique dresse un compte rendu des réunions du Conseil qui est envoyé aux membres, pour relecture et corrections éventuelles, avant l’approbation officielle du compte rendu lors de la réunion suivante. Il appartient à chaque membre d’émettre un avis séparé relatif aux sujets portés à l’ordre du jour, qui sera consigné en tant que tel au niveau du compte rendu.

Art. 43

L’unité « event, promotion et relations publiques » assure l’appui administratif nécessaire à l’organisation des manifestations et événements du service. Elle est chargée du soutien en matière de communication institutionnelle du service et elle contribue à la promotion des activités et de l’image du service, dans le respect des orientations définies par la direction et des règles applicables en matière de communication publique au sein de la Ville.

Chapitre 5 :  Dispositions finales

Art. 44

Le présent règlement organique abroge le règlement organique du Conservatoire de la Ville de Luxembourg du 11 juillet 2016.

Le présent règlement organique approuvé par le conseil communal entre en vigueur 3 jours après sa publication conformément à l’article 82 de la loi communale modifiée du 13 décembre 1988.